Kwaliteit in 2023

Binnen Zuidwester werken we middels de Zorgcyclus cyclisch met elkaar samen om de zorg en ondersteuning rond de cliënt af te stemmen, uit te voeren en te evalueren. Per 1 mei 2023 zijn we gaan werken met Pluriform, het nieuwe Integraal Cliëntdossier (ICD). Alle medewerkers zijn in deze ontwikkeling ondersteund middels een leertraject en ‘de sinaasappel’, ook zijn er binnen de regio’s superusers beschikbaar gesteld om te ondersteunen bij complexere vraagstukken en de doorontwikkeling van Pluriform. De sinaasappel is een digitale hulptool, die gebruikt kan worden om stap voor stap meegenomen te worden in hoe het systeem werkt, maar ook voor extra informatie en tips.

Het leertraject ICD is door een groot aantal medewerkers doorlopen. De laatste dag van dit leertraject kenmerkte zicht door de toepassing van een escape room als werkvorm voor medewerkers. Spelenderwijs ontdekte men binnen deze escape room de noodzaak van het afstemmen en samenwerken rondom de cliënt en het bewustzijn van het eigen handelen hierin. Voor nieuwe medewerkers is er ook een leertraject ontwikkeld, waarin zij meegenomen worden in de wijze van Integraal Samenwerken in de Zorgcyclus bij Zuidwester en de rol die zij hebben hierin.

De ontwikkeling van het ICD maakt dat er ook ontwikkelingen plaatsvonden bij de Zorgcyclus. De doorontwikkeling van de Zorgcyclus pagina vond in de loop van het jaar plaats. Waarbij aandacht is besteed aan de koppeling van het systeem en het proces (middels ‘de sinaasappel’). Bij het reguliere leertraject van de Zorgcyclus viel op dat er verhoogd aantal medewerkers halverwege het traject afvielen. Daarom wordt er nu voorafgaand aan het leertraject met elke deelnemer een gesprek gevoerd om te toetsen of het haalbaar is voor de medewerker om het traject te volgen en af te ronden.

Vanaf de livegang van Pluriform zijn we de Zorgcyclus anders gaan monitoren.

We monitoren op het percentage cliënten waarbij de laatste zorgplanevaluatie korter dan een jaar geleden is. Wanneer de zorgcyclus wordt doorlopen, vindt er namelijk in ieder geval elk jaar een evaluatie plaats. Het lagere percentage in 2023 (64%) ten opzichte van 2022 (77,84%) heeft te maken de overgang naar Pluriform. Er is gebleken dat dit voor medewerkers een gewenningsperiode vergde, waardoor de scores nog niet op het gewenste niveau zijn.

Per 1 mei 2023 zijn we de incidentmeldingen, waarbij cliënten betrokken zijn, gaan melden binnen het nieuwe ICD Pluriform in plaats van binnen Triasweb. Deze meldingen worden ook wel MIC-meldingen genoemd, namelijk melding incident cliënt. Medewerkers hoeven hierdoor niet meer op twee plekken (voorheen binnen Triasweb en het oude cliëntendossier Fierit) een incident te melden, want de incidentmelding is gelijk onderdeel van het cliëntendossier. Daarnaast kunnen alle betrokkenen rondom de cliënt de incidentmelding teruglezen in de dagelijkse rapportage. Ook kan er door iedere betrokkene eenvoudig geanalyseerd worden op een bepaalde periode of op oorzaken van incidenten.De meldingen waar uitsluitend medewerkers bij betrokken zijn, zoals een arbeidsongeval, melden we nog wel binnen Triasweb. Deze meldingen worden ook wel MIM-meldingen genoemd, namelijk melding incident medewerker. Deze incidenten worden opgepakt door een afdeling binnen de Ondersteunende Diensten. Zo worden incidenten met betrekking tot grensoverschrijdend gedrag opgepakt door de klachtencommissie medewerkers.

Nog steeds wordt het leertraject MIC volop gevolgd door (schaduw-)aandachtsfunctionarissen MIC van teams. Het leertraject is aangepast op het nieuwe systeem. We zien nog kansen om de opvolgacties met elkaar meer in te zetten en dit wordt ook in het leertraject meegegeven aan aandachtsfunctionarissen. Waar er voorheen in Triasweb automatisch een mailtje ging naar de fysiotherapie wanneer een cliënt was gevallen, dient een melder nu zelf in te schatten of opvolging van een andere collega gewenst is.

Het totaal aantal incidenten in 2023 was 8155 en dit ligt daarmee hoger dan 2022, waarin het er 7834 waren. Dit kan deels te wijten zijn aan het feit dat incidenten melden met de livegang van Pluriform laagdrempeliger is geworden. Wanneer een medewerker zijn dagelijkse rapportage schrijft voor een cliënt kan er direct aangeklikt worden of er een incident heeft plaatsgevonden. Daarnaast hebben we gemerkt dat medewerkers nog een tijd zoekend zijn geweest na de livegang van Pluriform wat betreft de plek voor het melden van incidenten. Zo werd er eerst nog regelmatig gemeld in Triasweb in plaats van Pluriform. Er zijn verschillende acties uitgezet om met elkaar de juiste route te volgen en daardoor wordt er nu vrijwel niet meer gemeld in Triasweb.

De drie grootste meldcategorieën zijn agressie en (seksueel) grensoverschrijdend gedrag, medicatie en onveilige situatie. Sinds het derde kwartaal van 2023 sluit de afdeling kwaliteit in ieder geval twee keer per jaar aan bij de regio management overleggen om met elkaar in gesprek te gaan over incidenten. Hierbinnen worden trends gevolgd en cijfers kwalitatief geduid met elkaar. Wat betreft de toename van medicatie-incidenten is bijvoorbeeld het signaal afgegeven aan de geneesmiddelencommissie om dit te onderzoeken. Er zal in het najaar van 2024 een interne audit worden uitgevoerd op medicatieveiligheid, omdat we denken dat er kansen voor verbetering zijn op dit onderwerp.

Tot slot is de categorie ‘anders’ ook dit jaar weer hoog. Een analyse laat zien dat medewerkers hier vaak zaken onder melden, die onder een andere noemer passen. Zo wordt verbale agressie bijvoorbeeld vaak onder ‘anders’ geplaatst in plaats van onder agressie en (seksueel) grensoverschrijdend gedrag. De categorie ‘anders’ is vanaf 2024 uitgezet.

Zuidwester heeft veiligheid hoog in het vaandel staan. Het beleid is er dan ook op gericht de veiligheid van cliënten, medewerkers en bezoekers te waarborgen. Toch kan het voorkomen dat er iets misgaat en er een complicatie, incident, calamiteit of geweld in de zorgrelatie plaatsvindt. Het uitvoeren van een calamiteitenonderzoek biedt Zuidwester de kans om de diepte in te gaan en op zoek te gaan naar alle beschikbare en relevante informatie om de (mogelijke) oorzaken van de calamiteit te analyseren. Met als uiteindelijk doel om met elkaar te kunnen leren, verbeteren en vergelijkbare incidenten te voorkomen.

Lees in het overzicht hieronder meer over calamiteitenonderzoek binnen Zuidwester in 2023.

Het calamiteitenteam wordt steeds vaker ingeschakeld om gebeurtenissen te onderzoeken. In 2021 waren er 6 calamiteitenonderzoeken, in 2022 waren dit er 7 en in 2023 zijn dit er 8. In 2023 is het calamiteitenteam begonnen met tweejaarlijkse intervisiebijeenkomsten om aan deskundigheidsbevordering te kunnen doen.

Aan de hand van casussen en ervaringen gaan we met elkaar in gesprek met als doel om verder te kunnen leren en ontwikkelen. We hebben dit jaar ook het calamiteiten verder aangevuld met twee nieuwe calamiteitenonderzoekers. Het calamiteitenteam gaat in 2024 een bijscholing volgen in de Prisma & Sire methodiek om te borgen dat we op een systematische wijze calamiteiten blijven onderzoeken.

Ook in 2023 hebben de twee klachtenfunctionarissen vragen, opmerkingen of klachten van onze cliënten en/of hun (wettelijk) vertegenwoordigers in hun behandeling genomen. Het aantal in behandeling genomen klachten in 2023 was 46 ten opzichte van 44 in 2022. Er zijn geen klachten doorgestuurd naar de onafhankelijke externe klachtencommissie. De meeste klachten gingen over de zorg en ondersteuning of verblijf en wonen.

De klachtenfunctionarissen hebben in het kader van lerend verbeteren in 2023 ook een paar verbeterpunten doorgevoerd. Allereerst hebben zij om hun eigen deskundigheid te bevorderen een bijscholing gevolgd. Ook zijn ze aangesloten bij de Vereniging van Klachtenfunctionarissen Gezondheidszorg (VKIG). De VKIG wordt beschouwd als het kennisinstituut van het vak klachtenfunctionarissen. Ze leveren scholing, contacten, kennis en houden de beroepscode/profiel op orde. Daarnaast is de klachtenregeling aangepast volgens wet- en regelgeving (Wkkgz) en is er een flyer uitgegeven ter bekendheid en informatie aan cliënten en wettelijk vertegenwoordigers.

Het nieuwe integraal cliëntendossier Pluriform heeft ook invloed gehad op de onvrijwillige zorg maatregelen. Om een goede implementatie op het gebied van de Wzd (Wet zorg en dwang) te bevorderen, heeft het Wzd-bureau in de maanden voor de overgang ondersteund bij het correct registreren van structurele maatregelen in het oude cliëntdossier. Op deze manier konden deze maatregelen automatisch mee in de conversie naar Pluriform en scheelde dit alle betrokkenen een hoop werk.

Er is in 2023 daarnaast een start gemaakt met het opstellen van protocollen voor elke vorm van onvrijwillige zorg, zodat er voor medewerkers duidelijk is welke vrijwillige alternatieven er zijn en hoe te handelen indien er toch over dient te worden gegaan op deze vorm van onvrijwillige zorg. Momenteel is er één protocol volledig door de besluitvorming heen en geïmplementeerd, namelijk het insluiten van een cliënt. Naar aanleiding van dit protocol is er een bezoek gebracht aan de vier afzonderingsruimten binnen Zuidwester. Om te voldoen aan de landelijke eisen voor een afzonderingsruimte is er een nieuwe inspectielijst opgesteld voor deze ruimten. Jaarlijks én bij gebruik van deze ruimten worden deze geïnspecteerd op de vastgestelde punten.

Het Wzd-bureau is gestart met spreekuren, waarvoor de betrokken zorgmanager, zorgverantwoordelijke en het team worden uitgenodigd om vanaf de basis meegenomen in de essentie van de Wzd, de bijhorende rollen en de verantwoordelijkheden welke hierbij horen. Het tweede deel van het spreekuur is ingericht om het team te ondersteunen bij een aantal registraties om een goede basis neer te zetten. Na het spreekuur gaat het team zelf aan de slag met het registreren van de maatregelen welke op de locatie toegepast worden. Wanneer zij er zelf niet uitkomen, worden de Superusers Wzd ingeschakeld om verder te ondersteunen.

In 2023 waren er 202 unieke cliënten en 497 registraties, waarvan 140 onvoorzien. In 2022 waren dit 88 unieke cliënten en 127 registraties, waarvan 43 onvoorziene noodmaatregelen. Deze stijgingen zijn naar inschatting voor een deel te wijden aan het nieuwe integraal cliëntendossier, waarin het registreren van zowel voorziene als onvoorziene onvrijwillige zorg aanzienlijk is vereenvoudigd. Zo kan er tijdens het registreren van een incidentmelding direct worden aangegeven of er een noodmaatregel is toegepast en gaat aan de achterkant gelijk deze route lopen.

Ook is de Wzd nu automatisch onderdeel van het zorgplan van de cliënt (Mijn Plan), waar het voorheen een losstaande module was binnen Fieritweb. Een andere reden voor deze stijgingen, zal de continue verdere borging van de Wzd binnen de organisatie zijn. De bekendheid van de Wzd en de werkwijze is steeds verder toegenomen door de verschillende acties die zijn uitgezet, zoals hierboven omschreven.

Zuidwester heeft vertrouwenspersonen waar de cliënt bij terecht kan met alle vragen en klachten. Deze personen helpen bij het verwoorden van vragen of klachten en welke acties ondernomen kunnen worden. De vertrouwenspersonen zijn onafhankelijk en niet in dienst van Zuidwester, maar bij het LSR.

We kennen binnen Zuidwester twee soorten vertrouwenspersonen:
– De vertrouwenspersoon Zorg biedt in eerste instantie een luisterend oor. Cliënten of verwanten kunnen er terecht met hun verhaal. De vertrouwenspersoon luistert. Daarna bespreekt hij of zij of er vervolgstappen nodig zijn en welke mogelijkheden de cliënt daarvoor heeft. De vertrouwenspersoon Zorg ondersteunt de cliënt, als deze dat wil ook bij het opkomen voor zijn belangen.

– De Cliëntvertrouwenspersoon Wet zorg en dwang speelt een belangrijke rol in het beschermen en versterken van de positie van cliënten.

Deze vertrouwenspersoon staat jou als cliënt of vertegenwoordiger bij en geeft advies in situaties rond:
• onvrijwillige zorg aan de cliënt
• de opname en het verblijf van de cliënt in een accommodatie
• het doorlopen van een klachtenprocedure, als een cliënt of zijn of haar vertegenwoordiger daarom vraagt.

In 2022 heeft de cliëntvertrouwenspersoon zorg 37 meldingen behandeld. Dit is er één minder dan in 2022. De meeste onvrede werd gemeld over onderwerpen binnen de categorie ‘zorg en ondersteuning’. Binnen deze categorie was ‘bejegening van medewerkers’ het onderwerp dat het vaakst werd benoemd. Het gaat dan vaak om de dagelijkse praktijk, waarbinnen er snel sprake kan zijn van misverstanden of verkeerde interpretatie. 20 van de 37 meldingen werden door cliënten zelf gedaan.